Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata








Ein neues Schuljahr steht vor der Tür?

Um bei der Vorbereitung bestmöglich zu unterstützen, haben wir hier einige der häufigsten Fragen zusammengetragen und beantwortet. 


🛠 Für Admins: Bevor es losgehen kann, versichern Sie sich noch einmal, ob die Schule durch ein weiteres System an die Cloud angebunden ist und ob Sie über die nötigen Zugänge verfügen. 

Für viele gängige Fragestellungen und zur einfachen Übersicht haben wir hier eine Checkliste zum Ausdrucken bereit gestellt:

Download: Checkliste zum Schuljahreswechsel für Admins

🍀  Wir wünschen einen erfolgreichen Start ins neue Schuljahr! 


Besuchen Sie unsere Live-Events!

Sie haben Fragen, die Sie gerne mit uns gemeinsam klären möchten? Dann schauen Sie unbedingt einmal in unsere Live-Formate:

> Hier finden Sie unsere derzeitigen Live-Events <

Jeden Dienstag um 17 Uhr bieten wir beispielsweise eine offene Sprechstunde an, in der wir auf Ihre Fragen eingehen.

Wir freuen uns auf Sie! 😊

Schuljahreswechsel in Thüringen und Niedersachsen

Da einige Dinge in Thüringen & Niedersachsen etwas anders laufen, haben das ThILLM (TSC) und das Team der Landesinitiative n-21 (NBC) wichtige Informationen zum Schuljahreswechsel auf jeweils gesonderten Seiten angelegt:

Thüringen: https://www.schulportal-thueringen.de/thueringer_schulcloud/schuljahreswechsel

Niedersachsen: https://blog.niedersachsen.cloud/schuljahreswechsel-mit-der-nbc/

🔥 Schauen Sie gerne einmal vorbei! Viele Informationen dort sind sicherlich auch für die anderen Länder interessant.



Allgemeine Fragen


Was passiert mit meinen Dateien?

Hier kommt es darauf an, um welche Dateien es geht:

(tick) Persönliche Dateien

Diese Dateien sind vom Schuljahreswechsel nicht betroffen. 

→ Trotzdem empfehlen wir, die hier liegenden Dateien regelmäßig auch an einem anderen Ort zu sichern. Besonders bei einem Schulwechsel kann es passieren, dass Sie Ihren Zugriff verlieren.

(warning) Kurs-Dateien

Hier gilt: Sie haben immer dann Zugriff auf Kurs-Dateien, wenn Sie als Lehrkraft oder Schüler:in in einem Kurs eingetragen sind.

→ Als Lehrkraft verlieren Sie Ihren Zugriff auf Kurse nicht. Ausnahme: Eine andere für diesen Kurs eingetragene Lehrkraft (oder der:ie Admin) entfernt Sie aus dem Kurs. 

→ Als Schüler:in verlierst du deinen Zugriff auf das Kursmaterial dann, wenn die entsprechende Lehrkraft dich aus dem Kurs entfernt.
Damit solltest du immer rechnen und dir wichtige Dateien/Materialien rechtzeitig herunterladen oder anderweitig sichern und vor allem auch keine sensiblen Daten hier hinterlegen.

(warning) Team-Dateien

Hier ist es ähnlich wie bei Kursen: Solange Sie Teil eines Teams sind, haben Sie grundsätzlich Zugriff auf die dort liegenden Dateien.

Aber: Team-Eigentümer:innen und -Administrator:innen können Nutzer:innen jederzeit zum Team hinzufügen und auch entfernen!
Damit sollten Sie jederzeit rechnen und auch hier wichtige Daten rechtzeitig sichern und vor allem auch keine sensiblen Daten hier hinterlegen.

(warning) Mir dir geteilte Dateien

Hier finden Sie alle Dateien, die von anderen Nutzer:innen mit Ihnen geteilt werden. 

Diese sollten SIe schnellstmöglich nach Empfang an einem anderen Ort sichern, um hier Verluste zu vermeiden.

Hintergrund: Wenn der/die Eigentümer:in einer geteilten Datei diese löscht, verschwindet sie automatisch auch bei allen anderen Nutzer:innen aus diesem Ordner.

Hat meine Klasse nach einem Schuljahreswechsel noch Zugriff auf die Inhalte vom Vorjahr?

(tick) Grundsätzlich JA.

Wenn Klassen nicht explizit aus Kursen entfernt werden, behalten sie auch weiterhin Zugriff auf die Inhalte des alten Schuljahres.

→ Letztendlich ist es immer Entscheidung der Lehrkräfte, wie sie ihre Kurse führen und wem sie auf welche Inhalte Zugriff gewähren. Eine klare Kommunikation ist diesbezüglich besonders hilfreich!


Unsere Empfehlung an Lehrkräfte

Alte Kurse ins Archiv wandern lassen und Klassen nicht entfernen!

Warum? Dadurch kann gewährleistet werden, dass die Schüler:innen ihre Verbindung zu alten Kursen und Materialien nicht verlieren.

Wir haben uns gedacht, dass es für die Schüler:innen von Vorteil wäre, wenn sie auch Jahre später noch einmal in die Inhalte vergangener Kurse hineinschauen können, beispielsweise um sich auf eine Prüfung vorzubereiten. So kann dann Jahr für Jahr eine große Wissensdatenbank entstehen, die den Schüler:innen nicht verloren geht. 

Passend dazu: 

→ Archivierte Kurse

Was muss beachtet werden, wenn Personen die Schule verlassen?

(tick) Daten sichern!

→ Bei einem Schulwechsel kann nicht immer garantiert werden, dass der Zugriff auf Kurse und Dateien beibehalten wird. Sichern Sie daher rechtzeitig alle wichtigen Daten

(info) Jede Email-Adresse darf bei uns in der Datenbank nur 1 Mal hinterlegt sein!

→ Um den Schüler:innen den Wechsel an eine andere (HPI Schul-Cloud-)Schule zu ermöglichen, müssen die entsprechenden Email-Adressen an der eigenen Schule ungültig gemacht werden.

Dadurch können die Schüler:innen sich mit ihrer Email-Adresse bereits in der neuen Schule registrieren und haben gleichzeitig noch Zugriff auf die Daten ihrer alten Schule. Der alte Account kann dann nach einer gewissen Zeit des Umzugs an der alten Schule gelöscht werden.


Wie die technischen Leiter (Admins) hierbei zu beachten haben, erklären wir hier:

Kann ich mich irgendwo tiefergehend informieren?

❓❕ Rund um den Schuljahreswechsel bieten wir im Sommer immer Dienstags von 17 Uhr an eine Live-Sprechstunde an. Nutzen Sie diese, um mit uns in direkten Kontakt zu kommen und unmittelbar Antworten auf Ihre Fragen zu erhalten.

Mehr Infos gibt es hier: Unsere HPI Schul-Cloud Sprechstunde


🎬  Für ausführliche Anleitungen zum Umgang mit der HPI Schul-Cloud nutzen wir unsere Lernplattform Lernen.cloud.

Hier finden Sie unter anderem folgende Kurse:

In Form von Videoanleitungen führen wir Sie dort Schritt für Schritt durch die wesentliche Bedienung der Lernumgebung.

👉  Schauen Sie sich auch unbedingt die anderen Inhalte der Plattform an. 


Lernen.cloud ist eine eigenständige Plattform, die wir am HPI entwickeln. 

Sollten Sie Fragen dazu haben, schreibe uns gerne eine Email an 📧 info@lernen.cloud


Informationen für

Lehrkräfte, Admins und Schulleitung


Welche Auswirkungen hat der Schuljahreswechsel in der Cloud für unsere Schule?

Auf folgende drei Bereiche wirkt sich der Schuljahreswechsel aus:

Neue Schüler:innen und Kolleg:innen kommen in die Cloud

  • neue Nutzer:innen müssen registriert werden

Neue Klassenzuteilungen

Klassen existieren in der Cloud immer im Kontext eines bestimmten Schuljahres, d.h. es gibt eine 9a für das Schuljahr 2020/2021 und eine 9a für das Schuljahr 2021/2022. Alte Klassen werden nicht gelöscht, sondern existieren im Hintergrund parallel zur Nachfolgeklasse weiter, nicht sichtbar im Alltag. Wir empfehlen (für Schulen, die kein LDAP nutzen) zur Erstellung von Folgeklassen zwei Wege:

  • per .csv-Import, siehe Abschnitt "Wie aktualisiere ich die Daten der Schüler:innen mithilfe einer CSV-Datei?"
  • per Klasse versetzen, siehe Abschnitt  "Wie versetze ich meine Schüler:innen in das nächste Schuljahr? (manuell)"


Neue Kurse

Neues Schuljahr, neue Kurse! Die meisten Kurse in der Cloud laufen bis zum 31.7. Um für das kommende Schuljahr neue Kurse zur Verfügung zu stellen:

Wie verwende ich meine Kurse und Themen aus dem Vorjahr wieder?

Kurse und Themen aus vergangenen Schuljahren gehen nicht verloren. 🎉

Nach Ablauf des eingestellten Zeitraums werden Kurse jedoch ins Archiv verschoben.

Auf diese Weise behalten Ihre Schüler:innen auch nach dem Kurs Zugriff auf die dortigen Lerninhalte.

Um die enthaltenen Inhalte im folgenden Schuljahr wiederzuverwenden, haben sich folgende Möglichkeiten in der Vergangenheit bewährt:


Derzeit steht diese Funktionen nicht zur Verfügung. Nutze stattdessen den Workaround, bestehende Kurse mit neuen Nutzer:innen weiterzuverwenden.

Hintergrund

Leider haben sich rund um diese Funktionen einige Fehler eingeschlichen, die dazu führten, dass Inhalte nicht oder aus Lehrer:innen-Sicht nur vermeintlich kopiert/importiert wurden und nicht für die Schüler:innen nutzbar waren. Die Behebung dieser Fehler macht tiefgreifende Änderungsarbeiten im System nötig, deren Abschluss wir nicht zum Start des neuen Schuljahres garantieren können. Aus diesem Grund haben wir uns schweren Herzens dazu entschlossen, die betreffenden Funktionen vorübergehend zu deaktivieren, eben um Situationen zu vermeiden, in denen Schüler:innen nicht auf Inhalte zugreifen können, ohne dass die Lehrkraft das vorher merkt.

Wie versetze ich meine Schüler:innen in das nächste Schuljahr? (manuell)

Es braucht nur zwei Klicks, um eine Klasse ins nächste Schuljahr zu versetzen! 

Wie das geht, sehen Sie in der folgenden Anleitung:


(warning) Bevor Sie aber damit anfangen, sollten Sie wissen, wie Klassen bei uns konzipiert sind:

Beim Versetzen einer Klasse ins nächste Schuljahr bleiben alte Klassenstrukturen erhalten und es wird zusätzlich eine neue Klasse erstellt

 So wird beispielsweise aus der Klasse 9a (2019/2020) nun die Klasse 10a (2020/2021), jedoch bleibt die Klasse 9a (2019/2020) weiterhin bestehen.


🤨 Warum ist das so?

Dadurch kann gewährleistet werden, dass die Schüler:innen ihre Verbindung zu alten Kursen und Materialien nicht verlieren.

Wir haben uns gedacht, dass es für die Schüler:innen von Vorteil wäre, wenn sie auch Jahre später noch einmal in die Inhalte vergangener Kurse hineinschauen können, beispielsweise um sich auf eine Prüfung vorzubereiten. So kann dann Jahr für Jahr eine große Wissensdatenbank entstehen, die den Schüler:innen nicht verloren geht. 

Wie funktioniert der Schuljahreswechsel mit einem LDAP-System?

Wie der Schuljahreswechsel mit LDAP-Systemen aussieht, siehst du auf folgender Seite inkl. Videoanleitung:


Falls Sie nochmal grundlegende Informationen zur Anbindung eures LDAP brauchen, schauen Sie direkt auf diese Seite:

Dort finden Sie die wichtigsten Hinweise zur Einrichtung und auch ein 🎬 Erklärvideo, das Ihnen hoffentlich helfen wird.



Falls Sie gerne eine Anleitung in PDF-Form hätten, können Sie diese hier herunterladen:

Wie aktualisiere ich die Daten der Schüler:innen mithilfe einer CSV-Datei?

Wie Sie Nutzer:innen mithilfe einer CSV-Datei importieren, erfahren Sie in dieser Anleitung:

Dort finden Sie auch einen Hinweis zum Import bei bereits vorhandenen Daten:

Import bei bereits vorhandenen E-Mail-Adressen

Bereits bestehende Nutzer:innen…

  • werden zu neuen Klassen hinzugefügt, wie in CSV-Datei angegeben (neue Klassen werden erstellt, in bereits bestehenden Klassen wird die:er Nutzer:in hinzugefügt, wenn noch nicht enthalten)
  • werden NICHT aus Klassen entfernt, die nicht in der CSV-Datei vorkommen (damit die Nutzer:innen nicht den Zugriff auf ihre Kurse und Inhalte verlieren)


Lesen Sie sich bitte die Hinweise auf der Seite genau durch, um unnötige Probleme oder Fragen zu vermeiden 🙏!



(question) Vielleicht nutzt Ihre Schule auch auch die Schulverwaltungssoftware weBBschule? Dann könnte dieser Beitrag interessant sein:

→ Hier zeigen wir den dortigen Export und den CSV-Import in der HPI Schul-Cloud in einem Erklärvideo an einem Beispiel.

Was muss ich als Lehrkraft am Schuljahresende tun?

Hier sehen Sie eine kurze Checkliste mit Dingen, die aus unserer Sicht getan oder überprüft werden sollten:

  • Kurse überprüfen (1): Sind alle Kurse korrekt ins Archiv gewandert? Haben dort alle SuS Zugriff auf die korrekten Themen, Dateien etc.?
  • Kursdateien überprüfen: Habe ich alle wichtigen Dateien gesichert? Liegen alle Dateien und Ordner an der richtigen Stelle?
  • Alte Kurse klonen und wiederverwenden
  • Klassen überprüfen: neue Klassen anlegen und alte Klassen ins neue Schuljahr versetzen
  • Neue Kurse mit neuen Klassen, Lehrkräften und SuS füllen (Kurse bearbeiten)
  • Weitere Lehrkräfte zu eigenen Kursen hinzufügen
  • Kurse überprüfen (2): Sind alle SuS in den richtigen Kursen? Hat jeder Zugriff auf die richtigen Kurse?
  • Workshops, SchiLFs und Mikro-Fortbildungen organisieren, um anderen Kolleg:innen bei diesen Schritten zu helfen
  • Kommunikation mit Eltern vorbereiten
Was sind meine Aufgaben als Schul-Admin zum Schuljahreswechsel?

Was Ihre Aufgaben im Wesentlichen von denen anderer Lehrkräfte unterscheidet, ist die Nutzerverwaltung

Daher empfehlen wir die Überprüfung folgender Punkte:

  • Liegt eine aktuelle Liste aller Nutzer:innen und deren E-Mail-Adressen vor?
  • Ist die Aufgabenverteilung im Kollegium bezüglich der Administration klar geregelt und kommuniziert?
  • Ist die Verwendung von Teams, Chats und Videokonferenzen im Kollegium thematisiert worden?
  • Gibt es mindestens eine weitere Person für die technische oder fachliche Leitung?
    • Organisiere Sie sich mindestens eine Vertretung!
  • Wurden alle (neuen) Nutzer:innen bereits in die Plattform eingeladen?
  • Gibt es Schüler:innen oder Lehrer:innen welche die Schule verlassen? Wann können diese gelöscht werden?
  • Bei der Nutzerverwaltung mit LDAP-Systemen:
  • Bei der Nutzerverwaltung durch CSV-Dateien

Sicherlich gibt es auch schulintern noch einige Dinge, die vorbereitet und abgesprochen werden müssen. 

Viel Erfolg bei der Vorbereitung! 💪🏼



Für die Thüringer Schulcloud

Viele der hier aufgeführten Informationen treffen für Schulen der Thüringer Schulcloud nicht zu, denn die Administration wird maßgeblich über das Thüringer Schulportal abgewickelt.

Für Informationen zum Schuljahreswechsel in der Thüringer Schulcloud und dem Thüringer Schulportal wenden Sie sich bitte an die Kolleg:innen am ThILLM, die Sie unter schulcloud-support@thillm.de erreichen können.


Bei Fragen oder Problemen schreiben Sie uns gerne an feedback@hpi-schul-cloud.de (heart) 

Viel Erfolg!



  • No labels