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Die Schulgesetze dieser Länder sind bereits für die Nutzung der Clouds angepasst, sodass Schulen hier keine weiteren Unterlagen einholen müssen. |
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Lehrkräfte hinzufügenSie können Lehrkräfte manuell, über einen .csv-Import oder über ein LDAP-System hinzufügen. Nachdem Sie Lehrkräfte hinzugefügt haben, erhalten diese einen Registrierungslink entweder per Email oder Sie können Ihnen den Link per QR-Code zukommen lassen. Hier erfahren Sie, wie Lehrkräfte sich damit registrieren können. Klassen anlegenWie Sie Klassen anlegen und verwalten, sehen Sie hier. Schüler:innen hinzufügenSie können Schüler:innen manuell, über einen .csv-Import oder über ein LDAP-System hinzufügen. Nachdem Sie Schüler:innen hinzugefügt haben, müssen Sie eine Einwilligungserklärung der jeweils berechtigten Person (Schüler:innen über 16 Jahre bzw. ihrer Eltern bei Schüler:innen unter 16 Jahren) einholen. Der Einwilligungsprozess kann auf verschiedenen Wegen stattfinden:
KursgestaltungStarten Sie die Erprobung mit Ihren Schüler:innen. Welche Möglichkeiten Sie bei der Kursgestaltung haben, sehen Sie und Ihre Kolleg:innen hier. |
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Ab sofort können die Einverständniserklärungen von Schüler*innen und Eltern zur Nutzung der HPI Schul-Cloud digital erfasst und verwaltet werden. Die DS-GVO ermöglicht es uns, den bisherigen papierbasierten Workflow online durchzuführen. Dazu haben wir Administrations- und Verwaltungsbereich angepasst. Zusätzlich haben wir die Funktion Klasse anlegen überarbeitet und eine Möglichkeit geschaffen, im vergangenen Schuljahr entstandene Kursinhalte mit neuen Klassen wieder zu nutzen (Kurse klonen).
WICHTIG FÜR ALLE, DIE DIE SCHUL-CLOUD SCHON AKTIV NUTZEN:
- Die HPI Schul-Cloud kann nur genutzt werden, wenn eine digitale oder analoge Einwilligungserklärung erfasst ist
- bestehende Schüler*innen müssen beim ersten Login nach der Aktualisierung die Einverständniserklärung erneut digital unterzeichnen, bitte 5 Minuten einplanen
Folgende Infografik macht am Beispiel einer für das neue Schuljahr erstellten Klasse den Einwilligungsprozess für verschiedene Szenarien anschaulich:
1. Lehrer hinzufügen
Eine genaue Schritt-für Schritt-Anleitung, wie du Lehrer in die Schul-Cloud einladen oder hinzufügen kannst, findest du auf dieser Seite.
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Lehrer und auch Admins haben die Möglichkeit, Klassen anzulegen Um eine Klasse zu erstellen, klicke auf Klasse hinzufügen. |
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Nun kannst du dein aktuelles Schuljahr sowie die Klassenbezeichnung einstellen. Sollten dir die gegeben Optionen nicht ausreichen, hast du die Möglichkeit, unter Mehr Optionen einen individuellen Klassennamen einzugeben.
Danach klickst du noch auf Klasse hinzufügen und deine Klasse wird in der Schul-Cloud angelegt.
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Wenn du bereits im vorherigen Schuljahr eine Klasse angelegt hast, kannst du sie über die Funktion Schüler aus Vorjahresklasse hinzufügen auch ganz einfach in dein aktuelles Schuljahr übernehmen.
Um deine alte Klasse zu importieren, musst du lediglich das alte Schuljahr und deine alte Klasse auswählen und per Hinzufügen bestätigen. (Anmerkung: Wir haben allen vor dem 15. Juni 2018 angelegten Klassen automatisch das Schuljahr 2017/2018 zugewiesen).
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Die Lehrkraft oder der Admin der Schule legt eine Klasse an, für die automatisch ein Einladungslink generiert wird. |
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Gib diesen Link nun an die Eltern weiter (z.B. auf einer Elternversammlung). Du hast außerdem die Möglichkeit einen QR-Code auszudrucken und diesen an die Eltern zu verteilen.
Was nun mit diesem Link passiert, kannst du dir hier gern detaillierter anschauen. |
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Mit diesen Anmeldedaten kann sich das Kind in die Schul-Cloud einloggen. Diesen Schritt kannst du auch gemeinsam mit deinen Schülern im Klassenraum durchführen. |
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Beim ersten Login des Schülers muss durch den Schüler ein neues Passwort festgelegt werden.
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Wenn deine Schüler älter als 13 sind, müssen sie selbst auch noch ihr Einverständnis für die Arbeit mit der Schul-Cloud geben. Auch diese Option öffnet sich beim ersten Login. |
4. Online-Einwilligungserklärung
Was ist die Online-Einwilligung bzw. die Elektronische Einverständniserklärung?
Vor der aktiven Anwendung der Schul-Cloud müssen alle Nutzer*innen (Schüler*innen & Lehrkräfte bzw. Eltern für Schüler unter 18 Jahren) in die Nutzung der Schul-Cloud einwilligen. Dafür bedarf es der Unterschrift/Zustimmung einer Einwilligungserklärung, die wir bisher mit großem Papier-Aufwand analog eingeholt haben. Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung ist es nun auch möglich, diese Einwilligung digital abzugeben.
Der Online-Einwilligungs-Prozess gilt für alle Pilotschulen. Die Schulen, die im Rahmen der Pilotphase im vergangenen Schuljahr bereits Nutzer*innen-Accounts für Schüler*innen und Lehrkräfte angelegt haben, müssen das Einverständnis bitte auch nochmal online einholen. Nur so ist ein einheitlicher Prozess realisierbar.
Einwilligungserklärung aus der Elternsicht
Einwilligungserklärung aus Sicht eines volljährigen Schülers
5. Wie funktioniert die neue elektronische Einwilligungserklärung?
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An dieser Stelle möchten wir dir gern die Chance geben einmal hinter die Kulissen zu schauen. Die folgenden Bilder zeigen dir, was im Hintergrund des Einladungslinks passiert und was deine Schüler und/oder deren Eltern tun müssen, um sich erfolgreich in der Schul-Cloud zu registrieren.
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| UI Step | Die Eltern oder Schüler müssen zunächst zwischen zwei verschiedenen Alterskategorien auswählen.
UI Step | Beim ersten Login des Schülers muss zunächst die E-Mail Adresse vom Schüler bestätigt und im Anschluss ein neues Passwort festgelegt werden. Note | Wenn deine Schüler älter als 13 sind. müssen sie selbst auch noch ihr Einverständnis für die Arbeit mit der Schul-Cloud geben. Auch diese Option öffnet sich beim ersten Login. |