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Linchpin Teaser

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Hier geht es zu den Erklärvideos

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Als Admin können Sie Nutzer:innendaten per .csv importieren. Sie können die .csv-Datei mit einem Tabellenprogramm beispielsweise mit LibreOffice erstellen oder auch direkt in weBBschule.

csv-Datei mit LibreOffice erstellen

Damit Schüler:innen und Lehrkräfte die Cloud nutzen können, müssen sie oder ihre Eltern in die Datenschutzverordnung und der Nutzungsordnung der Cloud einwilligen. Die Einverständniserklärung kann auf folgende Weisen eingeholt werden:

analog mithilfe der Einverständniserklärung,
digital mithilfe des Versendens (per Email) oder Austeilens (per QR Code) eines Registrierungslinks,
klassenweit in analoger oder digitaler Form.

Tip

icon	false

In den Ländern Brandenburg, Niedersachsen und Thüringen ist das Einholen von Einverständniserklärungen nicht notwendig.

Die Schulgesetze dieser Länder sind bereits für die Nutzung der Clouds angepasst, sodass Schulen hier keine weiteren Unterlagen einholen müssen.

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Info

title	Gut zu wissen

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Sie können nachsehen, welche ihrer angelegten Nutzer:innen schon die Registrierung abgeschlossen haben und damit Ihre Einverständniserklärung gegeben haben.

Klicken Sie dazu auf Verwaltung.

Klicken Sie dann auf Schüler:innen verwalten bzw. Lehrkräfte verwalten.

Eine Liste aller angelegten Nutzer:innen öffnet sich.

In der Rubrik Registrierung sehen Sie den aktuellen Registrierungsstand

Öffnen Sie Ihre .xls-Nutzer:innenliste zum Beispiel mit LibreOffice.

Die Kopfzeile (erste Zeile) muss die Bezeichnungen firstName, lastName, email enthalten; optional sind desweitern die Bezeichnungen class, birthday möglich

.

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Markieren Sie die Nutzer:innen, deren Registrierung noch nicht abgeschlossen ist.

Klicken Sie

in LibreOffice auf Datei - Speichern unter...

rechts oben auf Aktionen.

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title	Analoge Einverständniserklärung einholen (nur für Schüler:innen)

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Klicken Sie auf Analoge Einverständniserklärung.

Es öffnet sich

Ihre Ordnerübersicht.

Wählen Sie als Dateityp CSV aus.

Setzen Sie ein Häkchen bei Filtereinstellungen einblenden

ein Fenster.

Oben finden Sie links zur Datenschutzerklärung, der Nutzungsordnung und der analogen Einverständnisserklärung (Handzettel).

Drucken Sie diese aus und lassen Sie sie Ihren Schüler:innen bzw. ihren Eltern zukommen.

In der Schüler:innenliste befinden sich die Erstpasswörter, mit denen sich die Schüler:innen in der Cloud anmelden können.

Überprüfen Sie die Daten Ihrer Schüler:innen.

Klicken Sie auf

Speichern

Abbrechen.

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Warning

title	Manuell erklärte Einstellungen müssen der Schule vorliegen!

Das Einverständnis der Schüler:innen kann auch manuell erklärt werden. Dabei muss der Schule jedoch eine von einer erziehungsberechtigten Person ausgefüllte analoge Einverständniserklärung vorliegen!Image Removed

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Es öffnet sich ein Fenster zum Einstellen der Feldoptionen.

Wählen Sie bei Zeichensatz die UTF-8-Kodierung aus, damit Umlaute korrekt importiert werden können.

Wahlen Sie bei Feldtrenner ein Komma.

Alternativ können Sie auch Semikolons verwenden.

Starten Sie den Vorgang erneut, wenn Sie die analoge Einverständniserklärung Ihrer Schüler:innen vorliegen haben.

Klicken Sie nun auf Daten übernehmen.

Stimmen Sie als nächstes zu, dass Sie die Einverständniserklärungen analog erhalten haben.

Klicken Sie auf Nutzer:innen registrieren.

Im nächsten Schritt können Sie die Zugangsdaten der Schüler:innen herunterladen

Klicken Sie auf OK

.

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So geht's

Hier können Sie das rechts gezeigte Beispiel als .csv-Datei herunterladen.

Gut zu wissen

Wenn sich die Schüler:innen das erste Mal in der Cloud einloggen werden sie dazu aufgefordert ihr Erstpasswort in ein sicheres zu ändern.

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title	Versenden eines Registrierungslinks per Email

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Klicken Sie auf Registrierungslink per E-Mail versenden.

Es erscheint kurzzeitig ein Vermerk, dass der Link verschickt wurde

Informationen zur .csv-Beispieldatei

Was beim Import der Datei stattfindet

Der Nutzer Max Mustermann wird erstellt.
Fritz Schmidt wird nach der Erstellung der Klasse 1a zugewiesen.
Paula Meyer wird in die beiden Klassen 12/2 und 12/3 hinzugefügt.
Für Hildegard Handschuh und Renate Durchdenwald wurden außerdem auch die Geburtsdaten hinterlegt, wodurch diese Daten nicht mehr selbst in der Registrierung angeben werden müssen.

Informationen zu Klassen

Sollte eine Klasse noch nicht vorhanden sein, wird sie automatisch angelegt.

Wollen Sie eine:n Nutzer:in mehreren Klassen hinzufügen, müssen Sie als Trennzeichen ein +(Plus) verwenden.

E-Mail-Adressen

Das zentrale Erkennungsmerkmal von Nutzer:innen in der HPI Schul-Cloud ist die E-Mail-Adresse.

Jede E-Mail-Adresse darf es nur einmal in der HPI Schul-Cloud geben.

Sollte eine E-Mail-Adresse ein zweites mal auftauchen, wird die entsprechende Zeile nicht importiert.

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Info

Note

title	Wir tüfteln für Sie...

Beim Import großer Datensätze kommt es derzeit kurz nach dem Start zu einer Fehlermeldung. Im Hintergrund läuft der Importprozess trotzdem unsichtbar weiter. Die ungefähre Zeitdauer: circa 4 Minuten pro 1000 Nutzer:innen. Bitte warten Sie die entsprechende Zeit ab und aktualisieren Sie dann Ihr Browserfenster, um die aktualisierte Nutzer:innen-Übersicht überprüfen zu können.

... vielen Dank für Ihre Geduld!

csv-Datei in weBBschule erstellen

title	So geht's

Wir begleiten hier Schüler:innen und ihre Eltern und Lehrkräfte beim Registrierungsprozess.

Voraussetzungen

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title	Austeilen eines Registrierungslinks per QR-Code

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Damit Sie Nutzer:innendaten aus weBBschule exportieren können, muss Ihre Schulleitung Ihnen über die Nutzer:innenverwaltung die folgenden Rechte geben:

Lehrer:innenverwaltung
Schüler:innenverwaltung - alle betrachten

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Klicken Sie auf Registrierungslink als QR-Code ausdrucken.

Es öffnet sich ein Druckfenster, auf dem sich für jede:n Nutzer:in ein QR Code befinden.

Verteilen Sie diese an Ihre Nutzer:innen.

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Info

title	So geht's

Wir begleiten hier Schüler:innen und ihre Eltern und Lehrkräfte beim Registrierungsprozess.

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title	Klassenweite Einverständniserklärung einholen (nur für Schüler:innen)

Note

title	Voraussetzungen

Damit Sie klassenweit von Ihren Schüler:innen Einverständniserklärungen einholen können, müssen Sie zuerst Klassen angelegt haben. Wie das geht, erfahren Sie hier.

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Klicken Sie

in der Menü-Leiste auf Schüler / Lehrer / Klassen (je nachdem, was Sie exportieren möchten)

im Menü auf Verwaltung.

Es öffnet sich ein Fenster mit Ihren Verwaltungsoptionen.

Klicken Sie nun auf Klassen verwalten.

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Eine Liste aller Schüler / Lehrer / Klassen öffnet sich.

Klicken Sie unten rechts auf alle anzeigen

Es öffnet sich eine Liste Ihrer Klassen.

Suchen Sie die Klasse, deren Einverständniserklärung Sie einholen möchten.

Klicken Sie auf

Liste exportieren

das Gruppensymbol Image Added neben diesem Kurs.

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Es

öffnet sich ein Fenster

öffnen sich die Verwaltungsoptionen Ihrer Klasse.

Klicken Sie auf Vorlagen.

Wählen Sie HPI Schul-Cloud aus.

Klicken Sie anschließend auf CSV, um so die CSV-Datei zu exportieren und abzuspeichern.

Sie haben nun zwei Optionen:

Links an Schüler:innen-E-Mail-Adressen versenden

Alle Schüler:innen, die noch nicht registriert sind, erhalten einen Registrierungslink zugeschickt,

Link-Druckbogen erstellen

Ihnen wird für alle Schüler:innen, die noch nicht registriert sind ein Druckbogen mit QR-Codes erstellt, die Sie Ihren Schüler:innen austeilen können

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title	So geht's

Wir begleiten hier Schüler:innen und ihre Eltern und Lehrkräfte beim Registrierungsprozess.

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Als Admin können Sie Nutzer:innendaten per .csv importieren. Sie können die .csv-Datei mit einem Tabellenprogramm beispielsweise mit LibreOffice erstellen oder auch direkt in weBBschule.

csv-Datei mit LibreOffice erstellen

Damit Schüler:innen und Lehrkräfte die Cloud nutzen können, müssen sie oder ihre Eltern in die Datenschutzverordnung und der Nutzungsordnung der Cloud einwilligen. Die Einverständniserklärung kann auf folgende Weisen eingeholt werden:

analog mithilfe der Einverständniserklärung,

digital mithilfe des Versendens (per Email) oder Austeilens (per QR Code) eines Registrierungslinks,

klassenweit in analoger oder digitaler Form.

csv-Datei in weBBschule erstellen

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