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Liebe Admins,

danke, dass ihr diese wichtige Rolle übernehmt! Wir freuen uns sehr über eure Mitarbeit und darauf, euch bald im Projekt HPI Schul-Cloud willkommen zu heißen. Bevor ihr die HPI Schul-Cloud an eurer Schule nutzen könnt, kommen natürlich einige administrative Aufgaben auf euch zu. 




In diesem Abschnitt möchten wir euch zeigen, welche Aufgaben ihr in eurer Rolle als Admins erledigen müsst, bevor ihr mit der Nutzung der HPI Schul-Cloud starten könnt. Einige Schritte überschneiden sich mit den Aufgaben eurer Schulleitung. Besprecht am besten intern, wer welche Aufgabe übernehmen kann.

Technische Rahmenbedingungen schaffen

Um die HPI Schul-Cloud zu nutzen, ist eine angemessene technische Grundlage wichtig. Folgende Punkte solltet ihr in eurer Schule zur Verfügung stellen oder in Planung haben: 

Ausreichende Bandbreite der Internetleitung

50 MBit/s wird benötigt, um eine Klasse zufriedenstellend in der HPI Schul-Cloud arbeiten zu lassen.

Verfügbarkeit der Geräte

Mindestens pro 2 Schüler*innen sollte ein Endgerät mit Internetzugang zur Verfügung stehen. Je nach Schule im Computerraum, in der Tablet- oder Laptopklasse, oder via BYOD.

Netzwerk-Infrastruktur, Sicherheit

Neben einer Auftrennung des pädagogischen und Verwaltungsnetzes solltet ihr ausreichende Maßnahmen ergreifen, um die Nutzer*innen vor Spam, Phishing usw. zu schützen. Nutzt Firewalls, Filterlösungen und updatet eure Endgeräte regelmäßig.


Anmeldung im MINT-EC-Portal

Mit dem Schuljahr 2020/2021 endet die reguläre Anmeldephase zur Projektteilnahme. Im Zuge der durch die COVID-19-Pandemie bedingten Schulschließungen steht die HPI Schul-Cloud aber weiterhin allen MINT-EC-Schulen offen. Hier geht es zur Anmeldung. Nach eurer Anmeldung setzen wir uns zeitnah telefonisch mit euch in Verbindung und informieren euch über die nächsten Schritte.


Welche Schulen können noch teilnehmen?

Unter https://hpi-schul-cloud.de/community stellen wir Informationen für alle Schulen bereit, die während der Schulschließung keine vergleichbare Lösung ihres Landes oder Schulträgers nutzen können. Auch Schulen aus den Bundesländern Niedersachsen, Brandenburg und Thüringen finden hier Informationen zu ihren Ansprechpartnern. 

 

Vertragsunterlagen unterschreiben und Checkliste ausfüllen

Bevor die praktische Erprobung der HPI Schul-Cloud an eurer Schule starten kann, müssen nun lediglich noch die Vertragsunterlagen unterzeichnet werden. Diese erhaltet ihr als MINT-EC-Schule nach eurer Anmeldung von MINT-EC per E-Mail.

Jetzt geht es für euch so weiter: 

  1. Lasst den Vertrag zur Auftragsverarbeitung von eurer Schulleitung unterschreiben und sendet ihn per E-Mail an info@hpi-schul-cloud.de an das HPI zurück.
  2. Sendet die Checkliste ausgefüllt an MINT-EC zurück. 


Vertrag zur Auftragsverarbeitung

DSGVO-konformer Datenschutz steht an erster Stelle des Pilotprojekts. Die Datenverarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer*innen durch das Hasso-Plattner-Institut ist nur zulässig, wenn ein wirksamer Vertrag zwischen eurer Schule und dem Auftragsverarbeiter besteht. Die Vertragsunterlagen sind die Grundlage dafür. 

Für jedes Dokument in den Vertragsunterlagen findet ihr im Mantelbogen eine Erklärung. Bei Fragen zu den Vertragsunterlagen steht euch das HPI (info@hpi-schul-cloud.de) zur Verfügung.

Wie läuft das für Schulen, die keine MINT-EC-Schulen sind?

Alle wichtigen Informationen findet ihr unter https://hpi-schul-cloud.de/community



Admin-Accounts und Registrierung

Geschafft! Nachdem der Vertrag unterzeichnet, die Checkliste ausgefüllt und diese an HPI und MINT-EC zurückgesendet wurden, erhaltet ihr eure Admin-Accounts für die HPI Schul-Cloud.

Ihr könnt euch nun in der HPI Schul-Cloud registrieren.


Wie funktionieren Registrierung und Einverständniserklärung?


  1. Ihr habt per E-Mail einen Einladungslink zur Registrierung bekommen. 
  2. Folgt ihr dem Link, werdet ihr zur Registrierung und Online-Einwilligungserklärung weitergeleitet. 

  3. Abschließend könnt ihr eurer Passwort festlegen. Mit diesen Zugangsdaten loggt ihr euch von nun an in die HPI Schul-Cloud ein!

Wie genau die Registrierung abläuft, siehst du in unserer Anleitung Registrierung und Einverständniserklärung.

Kolleg*innen informieren

Die HPI Schul-Cloud ist kein fertiges Produkt, sondern wird von Schulen für Schulen mitentwickelt. Eure Erfahrungen fließen direkt in den Entwicklungsprozess ein. Damit die HPI Schul-Cloud an eurer Schule erfolgreich eingesetzt werden kann, ist die frühe und enge Einbeziehung der Lehrkräfte wichtig. Denn nur durch einen kontinuierlichen Einsatz der HPI Schul-Cloud durch mehrere Kolleg*innen kann die Tauglichkeit der HPI Schul-Cloud im Schulalltag geprüft und für den Einsatz im Unterricht weiterentwickelt werden.

Heißer Tipp:

Unterstützt eure Kolleg*innen beim Einstieg in die HPI Schul-Cloud. Wie ihr euer Kollegium für die HPI Schul-Cloud begeistern könnt und welche Informations- und Fortbildungsmaterialien euch zur Verfügung stehen, beschreiben wir in unserem Willkommensheft und auf unserer Willkommenswebseite

Muster „Datenschutzerklärung“ und „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ für Schule anpassen und aufbewahren

Im Sinne der DSGVO ist die Schule, die den Einsatz der HPI Schul-Cloud plant und durchführt, verantwortlich für die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die Erfüllung der Informationspflichten. Daher ist es notwendig, dass ihr für eure Schule ein „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ sowie eine „Datenschutzerklärung“ erstellt.

Im Mantelbogen und auf unserer Willkommenswebseite stellen wir euch dafür unverbindliche Vorlagen zur Verfügung. Diese müsst ihr um die Daten eurer Schule ergänzen, durch die Schulleitung unterzeichnen lassen und aufbewahren. Auf Anfrage betroffener Personen, also der Nutzer*innen der HPI Schul-Cloud, müssen diese Dokumente herausgegeben werden. 



Willkommensheft und Willkommenswebseite



Weitere Informationen, Vorlagen und Einführungsmaterialien findet ihr auf unserer Willkommenswebseite, im Willkommensheft und im Hilfebereich der HPI Schul-Cloud.

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